OECD Science and Technology Policy Ministerial

Comment réserver des salles pour des réunions bilatérales ?

Réunion ministérielle de l'OCDE sur les politiques de science et de technologie

23-24 avril 2024 | Paris, France

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Lors de votre participation au Ministériel, nous avons facilité la réservation de salles bilatérales avec des interlocuteurs sélectionnés, un moyen rapide et facile de se rencontrer lors de réunions de 25 minutes. Veuillez suivre les étapes suivantes pour organiser vos propres réunions et assurer le succès de vos réservations. 

Étape 1 - Cliquez sur l'icône Mon profil en haut à droite de la page. Dans le menu déroulant, sélectionnez "Mes informations". 

 Étape 2 - Si vous ne l'avez pas encore accepté, activez "Autoriser le réseautage" en vous assurant qu'il y a une coche sous la question : Voulez-vous réseauter avec d'autres ? Vous ne pourrez pas réserver de réunions bilatérales, à moins d'avoir choisi cette option. Dans cet onglet, vous pourrez également mettre à jour vos informations personnelles. 

Étape 3 - Parcourez la liste des participants en cliquant sur l'onglet "Mes contacts". Cliquez sur le bouton "Contacter" sous le nom du participant que vous souhaitez rencontrer, pour envoyer un message. Dans le coin droit de votre boîte de message, vous aurez l'option "Ajouter une réunion à la demande". 

Étape 4 - Cliquez sur le bouton "Contacter" sous le nom du participant que vous souhaitez rencontrer, pour envoyer un message. Dans le coin droit de votre boîte de message, vous aurez l'option "Ajouter une réunion à la demande". 
Étape 5 - Sous "Ajouter une réunion à la demande", vous pourrez choisir entre les options : Réserver une réunion ou Réunion libre. Réserver une réunion : vous fournira les créneaux horaires préétablis de 25min prévus pour l'utilisation des salles de réunion bilatérales. Dans ce cas, une fois que l'autre personne aura accepté la réunion, vous serez automatiquement attribué une salle pour celle-ci. Réunion libre : vous donnera la possibilité de proposer une réunion à un moment et un lieu de votre choix. Choisissez le créneau horaire qui vous convient le mieux. Vous pouvez coordonner une réunion en suggérant un lieu et un timing informels. Une fois que l'autre personne aura accepté la réunion, vous serez attribué une salle pour celle-ci. 

Étape 6 - Lorsque vous contactez le participant que vous souhaitez rencontrer, sélectionnez "Ajouter une réunion à la demande". Dans cette demande de réunion, choisissez le créneau horaire qui vous convient le mieux. Une fois que l'autre personne aura accepté la réunion, vous serez attribué une salle pour celle-ci. Vous pouvez consulter vos réunions dans l'onglet "Mon Agenda". Pour consulter vos messages avec d'autres participants, utilisez l'onglet "Mes Messages". N'oubliez pas de vérifier régulièrement vos notifications de réunion pour voir, accepter et refuser vos demandes de réunion. 

Notez que la notification aux participants ne sera pas envoyée immédiatement, mais 24 heures après qu'une demande de contact, un message ou une demande de réunion a été déclenchée.

Foire aux questions concernant l'utilisation des salles bilatérales      

Comment puis-je demander une réunion ?
Une fois inscrit aux "Salons Bilatéraux", vous pourrez contacter les autres participants et leur demander des réunions. Pour ce faire, vous pouvez cliquer sur l'onglet "Salons Bilatéraux" du menu supérieur, puis parcourir la liste des autres participants. Si vous souhaitez rencontrer un autre participant, cliquez sur le bouton "Contacter" et choisissez "Ajouter une réunion à la demande". Dans cette demande de réunion, choisissez le créneau horaire qui vous convient le mieux. Une fois que l'autre personne a accepté la réunion, une salle vous sera attribuée pour celle-ci.
Où puis-je accéder à mon agenda de réunions ?
Vous pouvez accéder à la planification de vos réunions en Salle Bilatérale en cliquant sur le bouton "Mon agenda". Assurez-vous de le consulter régulièrement pour les mises à jour.
uelles sont les meilleures pratiques pour les réunions en salle bilatérale ?
Les réunions bilatérales sont un excellent moyen de rencontrer d'autres participants présents au ministériel. Pour que cela soit un succès, veuillez : 
  1. Vérifier régulièrement les demandes de réunion dans vos messages. 
  2. Répondre à vos demandes en acceptant ou en déclinant la réunion. 
  3. Vérifier régulièrement votre agenda de Réunions Bilatérales, où vous verrez également vos salles de réunion. 
  4. Être à l'heure, et si vous ne pouvez pas y assister, veuillez informer l'autre participant en envoyant un message.
Que signifie le code couleur ?
Un autocollant est présent en haut à droite des créneaux horaires : Le vert indique au participant qu'il/elle est disponible à ce créneau L'orange indique que le participant n'est pas disponible à ce créneau Pour une zone, le choix d'un créneau reste possible tant que les rendez-vous proposés n'ont pas été validés par les participants